Introducción a la llevanza de la contabilidad

Introducción a la llevanza de la contabilidad desde Asesores Asociados IFRA

Por: Asesores Asociados IFRA  18/09/2010
Palabras clave: Actividades de contabilidad, Asesoría Contable, Asesoria Fiscal

1. LA OBLIGACIÓN DE LLEVANZA DE LA CONTABILIDAD.

 

Los empresarios tienen la obligación de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad.

Al cumplimiento de éste deber está obligado todo empresario, persona física o jurídica, con independencia de su importancia económica y de la inscripción o no en el Registro Mercantil. También tienen ésta obligación entidades no consideradas comerciantes, como las cooperativas, las fundaciones, las comunidades de bines, los sindicatos y asociaciones empresariales, etc.

La responsabilidad por incumplimiento de éste deber recae sobre el empresario, cuando éste es persona física, y los administradores en el caso de sociedades mercantiles.

 

2. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: OBLIGATORIOS Y FACULTATIVOS O VOLUNTARIOS.

 

El artículo 25 del C. De Comercio establece que son dos los libros contables obligatorios.

En primer lugar, el libro diario, donde se recogen cronológicamente todas las operaciones relativas al ejercicio de la actividad de la empresa, así como Cualquier hecho jurídico, económico o material que tenga repercusión económica en el patrimonio.

En segundo lugar, el libro de inventarios y cuentas anuales. Este libro se inicia con el inventario detallado del comienzo de la actividad, trimestralmente los balances de comprobación y sumas y saldos y anualmente el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

 

3. LOS REQUISITOS DE LA LLEVANZA.

 

Los libros obligatorios de los empresarios han de ser legalizados por el Registrador mercantil que corresponda al domicilio de la empresa. Este pone una diligencia firmada por él en el primer folio y sella todas las hojas.

La legalización se puede hacer de dos maneras:

A priori, antes de su utilización, a saber, cuando los libros están debidamente encuadernados se legalizan antes de su utilización.

A posteriori, cuando la contabilidad se lleva por procesos informáticos, es decir, una vez cerrado el ejercicio y por tanto la contabilidad, se imprime ésta, se “forman” los libros, se encuadernan para que no se puedan manipular, es decir, quitar o añadir hojas, y entonces se llevan al Registro Mercantil cuatro meses después del cierre de ejercicio. La finalidad que se persigue con la legalización es la de lar autenticidad a os libros obligatorios. No en cuanto a su contenido, sino a su forma.

 

4. EL SECRETO DE LA CONTABILIDAD Y SUS LIMITACIONES.

 

El Código de Comercio, en su artículo 32, parte del principio general de que la contabilidad de los empresarios es secreta sin perjuicio de lo que se derive de las leyes. Pero no es un secreto absoluto, sino relativo, pues se protege la contabilidad de conocimiento ilícito o difusión abusiva. Pero éste secreto decae por prevalencia de otros intereses en los siguientes casos:

  • Ante la inspección de Hacienda, pues prevalece el interés general de la recaudación de impuestos.
  • En la información a los socios y a los trabajadores, es decir sus representantes, pues prevalece el interés de éstos sobre el interés del empresario.
  • Información judicial de quienes acrediten interés legítimo de acceder a la contabilidad, de dos formas, en primer lugar, el reconocimiento general o comunicación, que es cuando se revisa toda la contabilidad solo en los supuestos tasados por la ley. En segundo lugar, el reconocimiento particular o exhibición, que es el examen de parte de la contabilidad sobre aspectos que tienen relevancia en el pleito concreto.
  • El deposito y publicidad de las cuentas en el Registro Mercantil.

5. LAS CUENTAS ANUALES.

 

El Código de Comercio recoge el deber del empresario de formular, al cierre del ejercicio, las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de perdidas y ganancias y la memoria.

Las cuentas anuales deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales.

A continuación los documentos que forman las cuentas anuales.

  • El balance: refleja el estado patrimonial de la empresa.
  • La cuenta de pérdidas y ganancias: refleja el resultado de la empresa.
  • La memoria: completa, amplía y explica los otros dos documentos.

6. RESPONSABILIDAD POR LA FORMULACIÓN DE LAS CUENTAS.

 

Son responsables de la formulación de las cuentas anuales el propio empresario individual o los administradores de las sociedades mercantiles.

 

7. OBLIGACIÓN DEL DEPÓSITO.

 

Salvo el empresario individual, las cuentas anuales de las sociedades mercantiles deben depositarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación, para que puedan ser publicadas en el registro.

 

8. VERIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD: LA AUDITORÍA DE CUENTAS.

 

La auditoría de cuentas consiste en el examen de las cuentas anuales por profesionales independientes, (los analistas de cuentas) que, mediante determinadas técnicas de revisión contable, emiten un informe sobre la veracidad y exactitud de la contabilidad, es decir, si las cuentas expresan la imagen fiel del patrimonio, su situación financiera y el resultado de las operaciones.

 

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